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電話対応マニュアル(受ける時編)

【2016/8/5】

こんにちは。

コーディネーターMです。

 

事務系のお仕事に特に多い電話対応。

苦手!と感じる方も多いのでは…?そういう私もあまり得意ではありませんが…

 

今日は電話対応マニュアル?!をご紹介しますね。

 

電話を受けるとき(外線)

◎◎基本1コールで電話を受け取る

  「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社〇〇でございます」

 

◎◎3コール以上鳴ってしまったとき

  「お待たせいたしました。〇〇株式会社〇〇でございます」

 

◎◎相手先の会社名、氏名を聞き取り、メモをする。

 ★取り次ぐ場合も、担当者が不在の場合でも、先方の社名、氏名を必ず復唱する。

  「〇〇株式会社〇〇でいらっしゃいますね」

 ★名前等聞き取りにくい場合

  「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」

 

◎◎電話はかけた方から、優しく切る。

 

◎◎受けた方は切れたのを確認し、受話器を置く。

 

…という感じです。

私が電話対応で気を付けているポイントを一つ。

電話を切る時、受話器をいきなり『がちゃっ』と置くのではなく、

まずフックを押し、電話が切れた音を確認してから受話器をおきます。

 

些細なことかもしれませんが電話相手の方に、耳が痛い思いをしてほしくないので

 

では、今日はこのへんで~。

【2016/8/5】

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